A digitalização de documentos é uma etapa estratégica para o funcionamento eficiente de qualquer empresa que busca agilidade e organização. Porém, falhas técnicas e operacionais podem travar esse processo, causando atrasos, retrabalho e prejuízos financeiros.
Como assistência técnica autorizada, a Main Service conhece bem esses desafios e, neste artigo, vamos explicar os erros mais comuns que prejudicam a digitalização e como você pode evitá-los para garantir a continuidade do seu fluxo de trabalho.
Primeiramente, se você ainda não conhece a Cobertura de Manutenção para Scanners, um serviço criado pela Main Service para atender scanners das marcas Kodak Alaris, Canon, Epson, Fujitsu e Ricoh, clique aqui e converse com nosso time comercial.
O segredo por trás de uma digitalização eficiente e contínua
Antes de mais nada, é importante reforçar que a digitalização é um processo que depende de três pilares: a preparação correta dos documentos, o bom funcionamento do scanner e a compatibilidade dos equipamentos complementares. Se um desses pontos falhar, todo o fluxo pode ser comprometido.
Pensando nisso, listamos abaixo os principais erros que encontramos no dia a dia de assistência técnica e que, quando evitados, mantêm a digitalização estável, segura e produtiva.
1. Falhas no preparo dos documentos
Em primeiro lugar, é importante saber que o processo de digitalização começa muito antes de o scanner entrar em ação. Aliás, um dos erros mais comuns que travam a digitalização está justamente na etapa de preparo dos documentos.
Por exemplo, documentos grampeados ou com pedaços colados por fita adesiva parecem detalhes simples, mas, na prática, eles podem causar danos graves ao scanner. Além disso, folhas mal organizadas podem causar atolamentos e imagens falhas, prejudicando a qualidade do arquivo digital.
Portanto, recomendamos sempre a revisão cuidadosa dos documentos antes da digitalização. Separe os papéis por tipo e quantidade, tamanho e prioridade. Assim, você evita paradas no processo e protege tanto o papel quanto o scanner.
2. Equipamento em más condições
Outro ponto que merece total atenção é o estado do scanner. Mesmo o melhor scanner profissional pode travar seu processo se estiver com falhas ou peças desgastadas.
A boa notícia é que isso pode ser evitado com uma manutenção preventiva adequada. Além disso, contar com uma assistência técnica autorizada faz toda a diferença para minimizar riscos.
Na Main Service, oferecemos cobertura completa de manutenção para scanners profissionais das principais marcas do mercado. Assim, você evita paradas inesperadas e mantém seu processo de digitalização funcionando sempre no ritmo certo.
3- Falta de Conhecimento do usuário
Muitas vezes, o processo de digitalização trava não por problema do scanner, mas sim por erros na forma de utilizar o equipamento. Por exemplo, configurações de resolução incorretas, escolha inadequada do tipo de arquivo ou até o manuseio errado das folhas no alimentador podem causar travamentos, gerar imagens de baixa qualidade ou resultar em retrabalhos.
Por isso, é fundamental que quem opera o scanner compreenda todas as funções do equipamento e siga atentamente as orientações do fabricante. Além disso, no nosso blog, você encontra várias dicas que mostram como digitalizar seus documentos de forma prática e segura. Caso surjam dúvidas ou dificuldades, você também pode contar com nosso suporte remoto.
Por que evitar esses erros faz toda a diferença?
Se você já enfrentou lentidão, atolamento ou baixa qualidade na digitalização, sabe como esses problemas afetam a produtividade e geram custos extras. Por outro lado, ao identificar e corrigir esses erros, sua empresa ganha em agilidade, reduz retrabalho e ainda prolonga a vida útil dos scanners.
Além disso, uma digitalização eficiente facilita o acesso e a gestão dos documentos, o que impacta diretamente na tomada de decisão e na segurança da informação.
Conte com a Main Service para garantir um processo de digitalização sem travamentos
Em resumo, para não travar seu processo de digitalização, você deve conhecer o seu equipamento e cuidar desde o preparo dos documentos até a manutenção do scanner.
Se surgir qualquer problema no scanner, a Main Service está pronta para ajudar. Somos assistência técnica autorizada das principais marcas de scanners profissionais do mercado. Além disso, oferecemos contratos de manutenção preventiva que protegem seu investimento, evitam paradas inesperadas e mantêm sua digitalização sempre eficiente.
Clique no card abaixo, e abra o seu chamado hoje mesmo!
Hoje ficamos por aqui, se você gostou do artigo e tem interesse em contratar a Cobertura de Manutenção para o seu scanner? Clique aqui e fale conosco.
Compartilhe nosso blog e nos siga em nossas redes sociais, clique aqui.
Fique ligado para mais conteúdos!
