O Software ClickScan é a solução ideal para transformar documentos físicos em digitais de maneira eficiente e simples! Aliás, com a crescente demanda por processos ágeis e automação, essa ferramenta se destaca ao proporcionar velocidade, segurando e facilidade de uso ao seu usuário.
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O que é o Software ClickScan?
Primeiramente, o ClickScan é um software que simplifica o processo de digitalização de documentos. Em vez de depender de métodos manuais lentos, ele automatiza o escaneamento de grandes volumes de papel, permitindo que você converta esses arquivos rapidamente para o formato digital.
Além disso, o ClickScan não só digitaliza, mas também usa tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR), transformando o texto de documentos escaneados em algo pesquisável e editável. Ou seja, você não apenas armazena suas informações, mas também pode encontrar qualquer dado com apenas alguns cliques.
Vantagens do ClickScan
Por que o ClickScan é a escolha certa para empresas que buscam mais eficiência? As vantagens falam por si:
- Velocidade e Automação: O escaneamento em lote permite que você digitalize pilhas de documentos em minutos, economizando um tempo valioso.
- Integração Inteligente: O ClickScan se integra facilmente a diversos sistemas de gestão de documentos (DMS), garantindo que suas informações fiquem organizadas e acessíveis.
- Precisão com OCR: Graças ao OCR, o ClickScan vai além de digitalizar — ele transforma arquivos físicos em dados pesquisáveis, aumentando a agilidade nos processos internos.
- Fluxos de Trabalho Personalizáveis: Automatize tarefas repetitivas como enviar documentos digitalizados por e-mail ou movê-los para pastas específicas, otimizando o seu dia a dia.
ClickScan vs. Smart Touch
Se você já ouviu falar do Smart Touch, software simplificado de captura de imagens e digitalização dos Scanners Kodak Alaris, talvez esteja se perguntando qual é a melhor entre os dois. Embora ambos sejam ferramentas de digitalização, o ClickScan, software simplificado de captura de imagens e digitalização dos Scanners Ricoh, oferece uma série de vantagens que fazem dele uma opção superior para empresas que desejam um fluxo de trabalho mais otimizado.
Integração Superior
O Smart Touch se destaca como um software prático e de fácil uso. No entanto, quando falamos de empresas que possuem fluxos de trabalho mais complexos e demandam uma integração profunda com diversos sistemas, o ClickScan oferece uma vantagem significativa.
Afinal, ele se conecta facilmente a uma ampla gama de sistemas de gestão de documentos (DMS), softwares de ERP e até plataformas de armazenamento em nuvem. Essa integração robusta direciona automaticamente os documentos escaneados para o local correto dentro do sistema de gestão. Sem a necessidade de intervenção manual.
Por exemplo, empresas que utilizam o ClickScan podem configurar o software para, após a digitalização, organizar imediatamente os documentos em pastas específicas, vinculá-los a processos internos ou enviá-los diretamente para plataformas como Google Drive, Dropbox ou OneDrive. Esse nível de integração poupa tempo e reduz erros, tornando o gerenciamento de documentos muito mais eficiente. Já o Smart Touch, embora também tenha integração, não oferece a mesma variedade e flexibilidade, sendo mais adequado para processos de digitalização simples e menos exigentes.
Automação Avançada
Ambos os softwares permitem a automação de algumas tarefas, mas o ClickScan vai muito além. Enquanto o Smart Touch possibilita digitalizar e enviar documentos para locais pré-definidos, o ClickScan oferece uma automação muito mais personalizada. Ele permite que você crie fluxos de trabalho específicos baseados nas necessidades da sua empresa.
Por exemplo, com o ClickScan, é possível programar o software para realizar uma série de ações após a digitalização: ele pode automaticamente renomear arquivos com base em conteúdo OCR, encaminhá-los para diferentes departamentos, enviar e-mails com os documentos anexados ou até sincronizar automaticamente com bases de dados externas. Isso elimina etapas manuais e garante a execução rápida e precisa das tarefas mais repetitivas.4o
No Smart Touch, a automação é mais limitada a funções básicas, como digitalizar e armazenar. Embora seja eficiente para empresas com menos demandas, o ClickScan proporciona uma automação mais avançada, permitindo que os processos internos sejam realizados de maneira mais fluida e sem a necessidade de intervenção constante.
OCR mais Preciso
O reconhecimento óptico de caracteres (OCR) é um recurso essencial para transformar documentos escaneados em arquivos pesquisáveis e editáveis. Neste aspecto, o ClickScan se sobressai. Afinal, a precisão de seu OCR é notoriamente mais avançada, permitindo a extração de textos de forma mais fiel ao documento original. Ele consegue lidar com documentos complexos, como formulários com campos variados, tabelas e até documentos com diferentes fontes e formatações.
Esse nível de precisão é especialmente útil em setores que lidam com grandes volumes de documentos, como escritórios jurídicos, departamentos de contabilidade e áreas de compliance, onde é essencial que cada detalhe seja corretamente capturado e interpretado. Além disso, o ClickScan oferece suporte para OCR multilíngue, permitindo que empresas que lidam com documentos em vários idiomas possam confiar na precisão da digitalização e conversão de texto.
Embora o Smart Touch também ofereça OCR, sua capacidade é limitada em comparação ao ClickScan. Ele funciona bem para documentos mais simples, mas pode encontrar dificuldades em capturar corretamente textos em documentos mais complexos ou com layouts variados. Empresas que precisam garantir que suas informações sejam capturadas com extrema precisão encontrarão no ClickScan uma ferramenta muito mais confiável.
Como o ClickScan Pode Aumentar a Produtividade?
O impacto que o ClickScan pode ter na produtividade da sua empresa é inegável. Pois, ao automatizar processos que normalmente consumiriam horas, ele libera a equipe para focar em atividades mais estratégicas. Além disso, com a facilidade de pesquisa proporcionada pelo OCR, encontrar documentos importantes é uma questão de segundos, o que reduz drasticamente o tempo gasto com tarefas administrativas.
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